„Uprzejmość nic nie kosztuje, ale może przynieść wielkie zyski, tak jednostce jak i firmie”

B.C. Forbes

-      „Dzień dobry” pierwsza mówi osoba mniej ważna do bardziej ważnej, czyli mężczyzna mówi „dzień dobry” kobiecie, młodszy starszemu.

-      Kobieta podaje dłoń mężczyźnie.

-      Starszy podaje dłoń młodszemu.

-      Ważniejszy podaje dłoń mniej ważnemu.

-      Mężczyzna wstaje gdy do pokoju wchodzi kobieta.

-      Mężczyźni wstają podczas powitania.

-      Zawsze przedstawiamy osobę mniej ważną osobie ważniejszej, zatem:

• Osobę młodszą przedstawiamy osobie starszej.
• Osobę mniej ważną, przedstawiamy osobie ważniejszej.
• Mężczyznę przedstawiamy kobiecie.
• Wiek przedkładamy nad płeć.

-      „Dzień dobry” mówi pierwsza osoba mniej ważna do bardziej ważnej.

-      „Dzień dobry” mówi podwładny przełożonemu.

-      Jeżeli jednak podwładnym jest starsza kobieta, a mężczyzna młodym managerem to może
on je jej pierwszy powiedzieć „dzień dobry”, żeby okazać szacunek. Tak samo zrobi
w przypadku mężczyzny gdy ten jest dużo starszy.

-      Przełożony, osoba ważniejsza, starsza, zacniejsza bez względu na płeć pierwsza wyciąga rękę. W biznesie szef podaje rękę zarówno pracownikom jak i pracownicom.

-      Pracownik wstaje kiedy do pokoju wchodzi szef.

-      Pracownik wstaje na widok klienta lub potencjalnego klienta.

-      Jeżeli pracownik jest wezwany do szefa to nie siada nieproszony.

-      Przedstawianie się. Osobie ważniejszej przedstawiamy osobę mniej ważną.

-      Przedstawianie dokonuje osoba, która zna pozostałe.

Pamiętaj!

* Regułą jest, iż wchodzący do pomieszczenia nawet jeżeli są starsi czy ważniejsi, witają się
z już obecnymi.

* W sytuacji, w której nie pamiętamy nazwiska osoby przedstawianej możemy zastosować kilka rozwiązań:

-      Gdy przedstawiamy sobie osoby i nie pamiętamy nazwiska jednej z nich, możemy powiedzieć: „Poznajcie się Państwo”.

-      Gdy nie pamiętamy nazwiska naszego rozmówcy, warto przypomnieć wtedy kontekst poznania się. („Doskonale pamiętam naszą ostatnią rozmowę na spotkaniu w Sheratonie. Pańskie opinie wydały się mi niezwykle interesujące. Pamięć niestety płata mi figle i nie mogę sobie przypomnieć Pana nazwiska”).

-      Jeżeli zapomnisz czyjegoś nazwiska i nie pamiętasz momentu poznania, po prostu się przyznaj: „Przepraszam, ale obawiam się, że Pańskie nazwisko umknęło mi z pamięci”, „Przepraszam, ale zapomniałem Pana nazwiska”).

-      Lepiej jest podać na jednej stronie informacje w dwóch językach, niż na każdej
ze stron w innym języku. Nie tłumaczymy imion, nazwiska zapisujemy oryginalną pisownią.

-      Papier wizytówkowy powinien być biały.

-      Wymiar współczesnej wizytówki zazwyczaj nie przekracza wymiarów 9 cm x 5,5 cm. Szeroko rozpowszechniony międzynarodowy wymiar standardowy został ujęty w normie ISO 7810 ID-1 i jest zgodny z wymiarem kart kredytowych: 85,60 mm × 53,98 mm (łatwiej się
je przechowuje w portfelu, który posiada przegródki odpowiadające wielkości kart kredytowych).

-      Najlepszym papierem wizytówkowym jest papier czerpany. Może to być również papier kredowy o gramaturze 280 – 300 g, albo brystol szklisty, w paski, imitujący fornir lub inne desenie.

-      Najlepszym kolorem czcionki wizytówek jest czarny. Może być jednak też ciemnoszary
i granatowy.

-      Typ użytej na wizytówce czcionki nie jest dowolny. Musi być poważny, klasyczny, tradycyjny, nie utrudniający czytania, bez jakichkolwiek udziwnień.

-      Wizytówkę przekazujemy drugiej osobie tylko bezpośrednio do ręki (nie kładziemy
jej na stole) i w taki sposób, by mogła łatwo ją odczytać, a zatem zadrukowaną stroną do góry i odwróconą do odbiorcy (nigdy „do góry nogami”).

-      Z inicjatywą wymiany wizytówek wychodzi osoba o wyższym statusie.Są dwa momenty, w których wręczamy wizytówki. Tradycyjnie wręczamy je na koniec spotkania. Jeśli jednak rozmawiamy z kimś, kogo nie znamy i nie zostaliśmy mu przedstawieni możemy wręczyć mu wizytówkę w ramach przedstawiania się na początku rozmowy.

-      Osobom starszym, także wyższym rangą wręczamy wizytówki tylko wtedy, kiedy
o to poproszą. Goście podają wizytówkę jako pierwsi.

-      Zawsze dajemy wizytówkę tej osobie, która wręczyła nam swoją.

Skróty używane w korespondencji za pomocą wizytówek:

-      p.p. (pour presenter) – przedstawienie się,

-      p.f. (pour felicitier) powinszowania, gratulacje: odpowiadamy wizytówką ze skrótem p.r.,

-      p.r. (pour remercier) – podziękowanie,

-      p.c. (pour condoleance) – kondolencje: odpowiadamy wizytówką ze skrótem p.r.,

-      p.p.p. (pour prende part) – również wyrazy współczucia, kondolencje, odpowiadamy: p.r.,

-      p.p.c. (pour prendre conge) – pożegnanie,

-      p.f.n.a. (pour felicitier nouvelle annee) – życzenia na Nowy Rok –

-      p.f.F.N. – (pour felicitier Fete Nationale) – dużo szczęścia z okazji Święta Narodowego.

Tytuły naukowe

Wynikają ze zdobytego wykształcenia (mgr, inż.) oraz dorobku naukowego (profesor, docent, doktor) i są nieodłączne z nazwiskiem. Do doktora habilitowanego należy zwracać się „Panie profesorze”, do pozostałych naukowców – zgodnie z posiadanymi tytułami i stopniami.
W przypadku osób akademickich podaje się tylko pierwszy lub najważniejszy tytuł.

Tytuły służbowe

Związane są z zajmowanym stanowiskiem, stąd zmieniają się wielokrotnie w czasie kariery zawodowej, a prawo do ich używania wygasa wraz z zaprzestaniem pełnienia urzędu.

Tytuły kurtuazyjne

Używamy tylko przy uroczystych okazjach i oficjalnej korespondencji.

Ekscelencja – prezydent, premier, ambasador, biskup

Magnificencja – rektorzy uniwersytetów

Eminencjo – kardynał

-      Obowiązuje podstawowa zasada: do wszystkich osób, których nie znamy, zwracamy się
per „pan/pani" z wyjątkiem dzieci poniżej 18 lat.

-      W życiu zawodowym nie ma znaczenia, że ktoś jest dużo niższy rangą, cały czas
to „Pan/ Pani” dopóki sam nie poprosi o przejście na „Ty”.

-      Do przechodzenie na „Ty” nie upoważnia duża różnica wieku. Do dużo młodszej koleżanki
z pracy mówimy cały czas Pani, dopóki sama nie poprosi o przejście na „Ty”.

-      Przejście na „Ty" proponuje za­wsze starszy młodszemu.

-      W relacji starszy – młodszy pierwszeństwo dajemy osobie starszej.

-      W relacji kobieta – mężczyzna osobą bardziej znaczącą jest kobieta.

-      Zasada przyznawania pierwszeństwa kobiecie przed mężczyzną nie dotyczy sytuacji,
gdy istnieje między nimi duża różnica wieku lub pozycji.

-      W relacji gospodarz – gość, ważniejszą osoba jest gość. Przy realizacji tej zasady stosujemy niekiedy odmienne reguły niż w innych przypadkach. Na przykład gospodarz pierwszy wyciąga rękę do gościa, pierwszy wchodzi do restauracji, do której zaprosił innych.

-      Dodatkowym kryterium jest osobisty prestiż danego człowieka, niekoniecznie związany
z zajmowanym stanowiskiem. Wyróżniamy osoby będące autorytetami moralnymi, mające duży dorobek naukowy, znane z powodu swoich osiągnięć, zasłużone w różnych dziedzinach.

-      Małżeństwo jest ważniejsze od osoby samotnej.

-      Cudzoziemiec jest ważniejszy od krajowca.

Hierarchia zajmowanie miejsc w samochodzie podczas przejazdów prywatnych.

-      Najważniejsze miejsce będzie znajdować się obok kierowcy, miejsce numer
2 za siedzeniem pasażera siedzącego obok kierowcy, miejsce numer 3 za kierowcą, miejsce numer 4 pomiędzy miejscem numer 2 i 3.

 Miejsce dla najważniejszego gościa to:Rozmieszczenie gości

-      po prawej stronie gospodarza lub na wprost gospodarza,

-      drugi w kolejności gość zajmuje takie miejsce aby gospodarz nie musiał odwracać głowy
w kierunku jednego lub drugiego gościa (efekt ping-ponga),

-      trzeci w kolejności gość zajmuje ostatnie wolne miejsce,

-      miejsce honorowe znajduje się zawsze przodem do sali, naprzeciwko wejścia głównego
lub okien.

Dla mężczyzn

1. Z prawej strony gospodyni.

2. Z lewej strony gospodyni.

3. Z prawej strony kobiety siedzącej po prawej strony gospodarza.

4. Z lewej strony kobiety siedzącej po lewej stronie gospodarza itd.

Dla kobiet

1. Z prawej strony gospodarza.

2. Z lewej strony gospodarza.

3. Z prawej strony mężczyzny siedzącego z prawej strony gospodarza.

4. Z lewej strony mężczyzny siedzącego po lewej stronie gospodyni.

-      Pozycja danej osoby zależy od jej stanowiska. Kryteria płci i wieku są mniej ważne
co nie znaczy, że mogą być zupełnie pomijane.

-      Osoba bardziej utytułowana jest ważniejsza od osoby mniej utytułowanej (np. profesor
od doktora, prałat od zwykłego kapłana).

-      Osoba zajmująca wyższe stanowisko od osoby zajmującej niższe stanowisko (np. dyrektor
od referenta, proboszcz od wikarego).

-      Osoba publiczna od osoby, która taką nie jest (np. poseł od kogoś, kto jest „tylko” dyrektorem), kapłan od świeckiego.

Hierarchia zajmowanie miejsc podczas przejazdów służbowych:

-      W samochodzie prowadzonym przez kierowcę, którego wynajęła lub zatrudniła osoba rozmieszczająca osoby w samochodzie. W tym przypadku najważniejsze miejsce znajduje się za siedzeniem pasażera siedzącego obok kierowcy, miejsce numer 2 jest za kierowcą, miejsce numer 3 – środkowe, pomiędzy miejscem numer 1 i 2, a miejsce numer 4 obok kierowcy.

Gdy planujemy spotkanie, żeby uzgodnić wspólne stanowisko, podjąć decyzję, znaleźć kompromisowe rozwiązanie, korzystne jest takie ustawienie, aby uczestnicy siedzieli
do siebie przodem. Sprzyja to większej aktywności i zaangażowaniu ale także liczeniu się
z opinią innych, ponieważ widzimy ich reakcję na nasze słowa. Skłania też do odpowiedzialności, gdyż pomysłodawcy własną osobą firmują swoje pomysły.

Przy spotkaniu typu informacyjnego, najlepiej jeżeli mówca znajduje się w centrum,
jest przez wszystkich dobrze widziany i ma kontakt wzrokowy ze słuchaczami. Takie ustawienie podkreśla dominującą rolę prelegenta i relatywną równość innych uczestników.

Zwykle szef firmy jako przewodniczący zasiada u szczytu stołu, najdalej od drzwi wejściowych.
Po prawej stronie sadza gościa honorowego lub swojego zastępcę. Członkowie kierownictwa zajmują miejsce najbliżej przewodniczącego. Naprzeciwko przewodniczącego zasiada – osoba referująca.

Gości sadzamy po jednej stronie stołu twarzą do drzwi wejściowych, gdyż ta strona uchodzi
za uprzywilejowaną. Jeżeli drzwi są z boku to miejsca honorowe to te naprzeciwko okien. Przewodniczący siedzą po środku stołu naprzeciwko siebie. Najbliżsi współpracownicy zajmują miejsca po prawej stronie swojego przewodniczącego. Tłumacz zajmuje miejsce po lewej stronie przewodniczącego.

Więcej cennych wskazówek na naszych szkoleniach z Savoir vivre w biznesie.