Szkolenie: Profesjonalna asystentka ( sekretarka)

„Profesjonalna asystentka” to szkolenie zawierające różnorodne i praktyczne zagadnienia niezbędne w pracy asystentki. Pozwala na zdobycie ogłady i swobody w codziennych kontaktach biznesowych i towarzyskich. Uczy zasad komunikacji interpersonalnej, savoir-vivre’u, zarządzania własnym czasem oraz wielu innych umiejętności praktycznych potrzebnych choćby na przyjęciu, w biurze czy restauracji.

Bywają sytuacje, w których szczególnie zależy nam na zrobieniu dobrego wrażenia. Mamy świadomość, że wiele od tego zależy. W biznesie liczą się bowiem nie tylko pieniądze, ale i wzajemne zaufanie oraz wiarygodność. Jak mawiał Donald Trump, jeśli chcesz odnieść biznesowy sukces, koniecznie zatrudnij dobrą asystentkę…

Naszą ambicją i celem jest, by Uczestniczki szkolenia poczuły się pewniej i swobodniej w codziennej pracy dzięki podnoszeniu kompetencji osobistych i zawodowych. Jesteśmy przekonani, że program treningu właśnie te cele realizuje. Świadczą o tym relacje i opinie tych Uczestników, których mieliśmy już okazję przeszkolić.

Program szkolenia:

 1.     Psychologiczne aspekty pracy asystentki we współczesnych organizacjach: 

• Efekt pierwszego wrażenia w praktyce:

• Bywa mylne, ale jest silne, czyli jak działa pierwsze wrażenie.
• Pierwsze wrażenie na poziomie werbalnym i niewerbalnym.
• Efekt aureoli, wzbudzanie sympatii i wywieranie wpływu.

 

ĆWICZENIE – Analiza fragmentu wystąpienia amerykańskiej Sekretarz Stanu Hillary Clinton. Uczestnicy analizują jej zachowanie, styl i sposób prezentacji. Na podstawie własnych obserwacji tworzą reguły postępowania w aspekcie pierwszego wrażenia.

 

1. Asystentka w firmie, czyli komunikacja interpersonalna:

 

• Bariery w komunikacji między ludźmi.
• Aktywne słuchanie i jego rola w komunikacji.
• Pozytywna komunikacja – jakich słów unikać.

 

ĆWICZENIE – Druga część modułu dotyczącego psychologicznych aspektów zachowań asystentek w organizacjach opiera się na wykładzie trenera i ćwiczeniach uświadamiających jak ważne znaczenie ma precyzyjna i otwarta komunikacja. Prowadzący zajęcia wykorzystuje krótkie, ale sugestywne zabawy edukacyjne, które uczą pożądanych nawyków komunikacyjnych.

 3.     Zachowanie asystentki/sekretarki w biurze:

• Przekonania i nastawienie, czyli jak budować dobre relacje z ludźmi.
• Partnerstwo szefa i asystentki.
• Trudne sytuacje w biurze.

ĆWICZENIE – „Modelowanie przekonań”. Uczestnicy pracują nad rozpoznawaniem własnych przekonań oraz określają ich wartość. To ćwiczenie autorefleksyjne, które uświadamia jak często w swoim życiu kierujemy się przekonaniami, zapominając, że nie zawsze odnoszą się one dotaczającej nas rzeczywistości.

 4.     Biznesowy savoir-vivre na co dzień w pracy asystentki:

• Międzynarodowy język kurtuazji a etykieta towarzyska:

• Kto kogo i kto komu, co w pracy, a co w domu – wprowadzenie.
• Ukłony, uściski, pocałunki i pozdrowienia.
• Wręczanie prezentów i kwiatów.

 

ĆWICZENIE – Pierwsze ćwiczenie związane z BSV to quiz, turniej lub krzyżówka. Jest elementem „rozgrzewki” przed rozpoczęciem głównej części tego modułu. Wprowadza Uczestników w zagadnienia towarzyskiego i biznesowego savoir-vivre’u. Integruje grupę, ale też porządkuje „życiową” wiedzę na temat precedencji, ubioru, zwrotów grzecznościowych i powitania.

5.     Między nami, czyli komunikacja na poziomie:

 

• Przedstaw się, a powiem Ci kim jesteś – zasady powitania.
• Całowanie dłoni – błędy i wypaczenia.
• Jak wręczać i przyjmować wizytówki.

 

ĆWICZENIE – „Powitaj mnie!” To ćwiczenie uczy prawidłowych nawyków związanych z powitaniem (pozdrawianiem), wręczaniem wizytówek i kurtuazyjną wymianą zdań na początku rozmowy biznesowej. Uczestnicy biorą udział w scenkach, aranżują sytuacje trudne i kłopotliwe, rozwiązują test oraz poznają „mapę mowy własnego ciała”.

 6.     Kto pierwszy i dlaczego – zasady precedencji:

 

• Starszeństwo, hierarchia i pozycja w biznesie. 

• Precedencja w biurze, na przyjęciu i w podróży.
• Kobiety, szefowie, klienci, goście – dla każdego coś innego.

 

ĆWICZENIE – „Precedencja i precedens” (studium przypadku). Uczestnicy interpretują opis sytuacji, która dotyczy zasad pierwszeństwa w biurze, na przyjęciu lub w podróży. Aby prawidłowo wykonać ćwiczenie, muszą przyswoić sobie zasady precedencji. Rozwiązują przedstawione im sytuacje w grupach i na czas.

 7.     Wizerunek bizneswoman i biznesmena – zasady ogólne:

 

• Moda czy konserwatyzm.
• Rodzaje ubiorów i ich kolorystyka.
• Rano, wieczór, we dnie, w nocy.
• Najczęstsze uchybienia.

 

ĆWICZENIE – „Wizytacja wizerunku” (studium przypadku). Uczestnicy analizują przedstawione w formie prezentacji ubrania i dodatki, których używają znani ludzie.

 8.     Restauracja – odnowa dla ciała i ducha a nie stres:

 

• Zaproszenia i wybory.
• Zamówienie i jedzenie.
• Rachunki i trunki.

 

ĆWICZENIE – „Sebastian i Klient”. Jest to klasyczna analiza studiu przypadku. Uczestnicy zapoznają się z nakreśloną przez trenera sytuacją lunchu lub kolacji biznesowej i diagnozują tak zwane dobre praktyki, czyli właściwe zachowani i postawy bohaterów opowiadania.

 

• Emisja filmu pt.”Biznesowy Savoir vivre”, będącego podsumowaniem modułu
• Praktyczne elementy pracy asystentki:

• Rozmowy telefoniczne w pracy asystentki:

• Właściwa komunikacja przez telefon.
• Dobre i złe nawyki w rozmowach telefonicznych.
• Dialogi z „elektrycznymi Klientami”.

ĆWICZENIE – „Dekalog telefoniczny”, czyli zasady prowadzenie rozmów przychodzących i wychodzących. To ćwiczenie oparte na doświadczeniach Uczestników treningu i zebraniu ich w formie pisemnej prezentowanej na Flip-charcie.

 10.  Korespondencja w biznesie i komunikacja elektroniczna:

• Zasady tworzenia korespondencji biurowej.
• Reguły e-korespondencji

• Podstawy ochrony dokumentów.

ĆWICZENIE – „Dekalog telefoniczny”, czyli zasady prowadzenie rozmów przychodzących i wychodzących. To ćwiczenie oparte na doświadczeniach Uczestników treningu i zebraniu ich w formie pisemnej prezentowanej na Flip-charcie.

 11.  Zarządzanie sobą w czasie:

 

• Ustalanie priorytetów:
• Zasada Pareto.
• Zasada ABC.
• Zasada Eisenhowera.
• Jak asertywnie zadbać o realizację własnych priorytetów.

 

ĆWICZENIE – „Kryzys biurowy”. To ćwiczenie oparte na analizie przypadku asystentki, która znalazła się w nowej i niespodziewanej dla niej sytuacji. Scenariusz ćwiczenia zakłada, że Uczestnicy mają ustalić dla owej asystentki kolejność i ważność spraw do załatwienia.

 12.  Schemat I-BEAM, czyli metoda S.Prentice’a oraz filozofia S.Covey’a:

 

• Sesja planowania.
• Etap kontroli.
• Sesja podsumowująca.
• Proaktywność w podejściu do planowania według Covey’a.

 

ĆWICZENIE – „Belka dwuteowa”. To ćwiczenie wykorzystujące prostą i niezwykle praktyczną metodę planowania wypracowaną przez teoretyka i praktyka organizacji i zarządzania Steve’a Prentice’a. Uczestnicy pracują na własnych doświadczeniach, starając się wyrobić sobie nawyk codziennego planowania zadań.

 13.  Zakończenie szkolenia:

 

• Podsumowanie merytorycznej części zajęć – sesja pytań i odpowiedzi.
• Wnioski indywidualne i grupowe.
• Ewaluacja szkolenia.
• Rozdanie certyfikatów i pożegnanie.