Czasem nie da się zarządzać. Nie możemy zarządzać czymś, na co nie mamy wpływu,
a przecież czasu nie uda się zatrzymać ani zawrócić. Skoro tak, pozostaje nam jedno – umiejętnie zarządzać sobą w czasie.

Każdy z nas potrafi to robić lepiej lub gorzej, każdy jednak musi to robić. Pozostaje więc pytanie o jakość tego działania. Zarządzanie sobą w czasie to pewna filozofia, sposób postępowania wobec siebie i swego otoczenia. To narzucenie sobie samodyscypliny.

Rezultaty nie przyjdą od razu, bo wprowadzając standardy zarządzania sobą w czasie nie możemy postępować rewolucyjnie. Trzeba ten proces rozłożyć w czasie i delikatnie wprowadzać
w życie. Trzeba przygotować nasze otoczenie do zmian, bo tylko wtedy możemy liczyć na wyrozumiałość, a nie na ostracyzm.

Organizacja czasu polega na właściwym podejściu – musimy chcieć się zorganizować, zainwestować czas, by wypracować odpowiednie metody i wreszcie znaleźć tyle silnej woli, by wprowadzić je w życie.

Wiele zależy też od naszego nastawienia. To zaś rodzi się z przekonań. Jeśli więc jesteśmy przekonani, że nie mamy wpływu na swoje życie, to zabraknie nam woli i wiary w zmianę tej sytuacji.

TRZY KLUCZOWE NARZĘDZIA ZARZADZANIA CZASEM:

 

Trzy narzędzia, które umożliwiają efektywne zarządzanie czasem to:

 

- przygotowanie listy zadań do wykonania

- wpływ na innych ludzi

- realizacja

 

 

1)    Przygotowanie listy zadań do wykonania:

 

            Odnosi się do określenia przepływu zadań i przewidzeniu charakteru Twoich przyszłych obowiązków na podstawie prac, które zlecono Ci w niedawnej przeszłości oraz na opracowaniu odpowiedniego planu.

            Lista zadań umożliwia zaplanowanie przebiegu kolejnych dni i w ten sposób przeznaczenie odpowiedniego czasu na powtarzające się obowiązki. Umożliwia też uwzględnienie czasu na rozwiązanie problemów oraz wykorzystanie pojawiających się możliwości.

            Jednocześnie tego typu planowanie pozwoli Ci jasno określić i wyegzekwować warunki, na jakich zamierzasz wykorzystać czas pracy.

 

2)    Wpływ na innych:

 

Oznacza sposoby komunikacji z otaczającymi Cię osobami – kolegami z pracy, klientami oraz menedżerami. Pojęcie to odnosi się do sposobu w jaki zarządzasz ich oczekiwaniami i kształtujesz ich zachowanie, tak by cele, do jakich dążą, współgrały z Twoimi. Jesteś w stanie wywrzeć wpływ na każdego człowieka, włączając w to przełożonych. W ten sposób zyskasz szansę na poprawę stosunków między Wami, jednocześnie osiągając większą kontrolę nad własnym czasem i zadaniami.

Należy odróżnić wpływ od manipulacji – wpływ dotyczy ulepszenia metod komunikacji i przyczynia się do zwiększonej satysfakcji obu stron.

 

 

3)    Realizacja:

 

Dotyczy ona efektywnej integracji nowych nawyków, rozwiniętych na bazie technik zarządzania czasem, z dotychczasowym stylem życia. Należy ją dobrze zaplanować oraz powoli i ostrożnie przeprowadzać, by pojedyncze sukcesy stały się częścią stałego procesu poprawy.

            Pamiętaj, że zmiany nie dokonują się w ciągu jednej nocy. Dzieje się tak dlatego, że ani organizm człowieka, ani jego umysł nie zostały przystosowane do gwałtownych, stałych zmian, a podobna zasada determinuje nasze zachowanie w pracy.

 

WSTĘPNE PLANOWANIE

 

            Jeśli określisz na podstawie swoich doświadczeń z przeszłości czasu potrzebnego na wykonanie przewidywalnych zadań danego dnia, będziesz w stanie w dużym stopniu przewidzieć, ile godzin powinieneś na zadania te przeznaczyć w przyszłości.

            Tego typu planowanie nie wymaga podawania czasu co do minuty. Można je porównać do budżetu domowego: musimy orientacyjnie przewidzieć nasze wydatki, by zapanować nad zakupami. Na przykład:

 


ZŁODZIEJE CZASU

 

W codziennej pracy pojawiają się często sytuacje i zadania, które „kradną” nasz czas przeznaczony na wykonanie innych obowiązków. To tak zwani „złodzieje czasu”. Spróbujmy wskazać tych, którzy przeszkadzają nam najbardziej.

Każda praca jest inna, dlatego ludzie często uskarżają się na innych złodziei. W sumie można powiedzieć, że najczęściej wymienianymi przeszkodami w pracy są:

 

  • Zbyt dużo materiałów do przeczytania.
  • Niedobór informacji.
  • Zbyt wiele kryzysów.
  • Nieumiejętność delegowania uprawnień.
  • Zbyt wiele rozmów telefonicznych.
  • Zbyt wiele przerw spowodowanych bezpośrednimi rozmowami.
  • Zebrania.
  • Przecenianie swoich sił.
  • Odwlekanie wykonania zadania.
  • Zła organizacja.
  • Niejasne cele.
  • Twoja zła organizacja pracy.
  • Kontakty towarzyskie.

 

Z tymi złodziejami można walczyć. Jak?

1.     Zbyt dużo materiałów do przeczytania:

 

Tu największe pole do popisu mają menedżerowie; mogą po prostu zlecić komuś wstępną segregację materiałów, tak by do nich trafiały te naprawdę istotne. Mogą też poprosić odpowiednie osoby o nieprzesyłanie materiałów zbędnych.

Pamiętaj, by nieistotne papiery lądowały w koszu – może to być na początek „kosz przejściowy” – taki, z którego usuwasz śmieci dopiero po tygodniu. Uwaga! Sam też nie produkuj zbędnych dokumentów.

Z natłokiem informacji można sobie radzić, wyznaczając czas na ich gromadzenie. Przykład: masz iść do klienta i potrzebujesz danych. Wyznaczasz czas i ustalasz dane według kryteriów:

-       informacje konieczne (bezwzględnie wymagane do osiągnięcia celu)

-       informacje ułatwiające (znacznie ułatwiające osiągnięcie celu)

-       informacje miłe (miło, gdy będę wiedział, ale i bez tego osiągnę cel).

 

Zaczynając od zbierania informacji koniecznych nigdy nie zostaniesz na lodzie

2.     Niedobór informacji:

 

Taka sytuacja jest następstwem złej komunikacji. Sprawdź, gdzie informacje się zatrzymują
i dlaczego. Być może niektórzy nie wiedzą, że te informacje są Ci potrzebne? A może winę ponosi ktoś, kto jest zbyt mało zmotywowany do pracy? Jeśli nie jesteś jego przełożonym, możesz poprosić, by zrobił przysługę Tobie osobiście i dostarczał informacje, nie zwracając uwagi na swoją niechęć do pracy.

 3.     Zbyt wiele kryzysów:

 

Zapobieganie kryzysom to głównie rola menedżerów. Szczególnie, że niektóre z nich sami wywołują. Radzenie sobie z kryzysami jest rodzajem bezpiecznej pracy, która nie wymaga angażowania się w zadania wymagające podjęcia ryzyka np. wprowadzenie nowego produktu, zdobywanie nowych strategicznych klientów. To „sfera komfortu psychicznego”.

 4.     Nieumiejętność delegowania uprawnień:

 

Delegowanie zadań to znowu umiejętność niezbędna menedżerom, choć zwykły pracownik też na niej skorzysta. Jeśli nawet nie jesteś menedżerem, pamiętaj, że nie wszystko musisz robić sam. Niektóre sprawy ktoś usiłuje wrzucić Ci na głowę, mimo że nie należą do Twoich obowiązków. A Ty nie zawsze możesz zrobić więcej, niż zamierzałeś. Jeśli jesteś menedżerem, deleguj uprawnienia
i zadania, pamiętając, że:

 

-       nie mogą one dotyczyć Twoich obowiązków jako menedżera (planowanie, organizacja pracy zespołu, ocenianie),

 

-        nie kontroluj na każdym kroku – umów się wcześniej z pracownikiem, po jakich etapach będzie Ci zdawał raport z wykonania zadania,

 

-       pamiętaj, że to Ty jesteś odpowiedzialny za wszelkie niepowodzenia,

 

-       zlecając zadanie omów je w kategoriach celu – pozytywny (nastawiony na rezultaty), samodzielnie osiągalny, określony w czasie i precyzyjny, odpowiednio duży (powinien stanowić wyzwanie dla pracownika) i ekologiczny (nie powinien przynosić szkody firmie i pracownikowi);

 

 

 5.     Zbyt wiele rozmów telefonicznych:

 

Jeśli masz sekretarkę, ona powinna zostać poinformowana, które telefony mają trafiać do Ciebie, a które nie. Jeśli nie masz sekretarki, to może masz prawo przez jakiś niezbędny Ci czas po prostu nie odbierać telefonów? Jeśli nie, skracaj rozmowy.

 

-       nigdy nie używaj pytań otwartych (jakie to?)

-       na formułki grzecznościowe przeznaczaj tylko tyle czasu, ile trzeba

-       odpowiadaj monosylabami „tak”, „nie” – modulując głos tak, by rozmówca wiedział, że zależy Ci na czasie

-       stosuj formułki „no tak, to chyba załatwia sprawę”

-       w przypadkach trudnych możesz skorzystać z tego, że Cię nie widać i stwierdzić, że właśnie masz gościa, albo przyszedł szef (blef)