Rola lidera w procesie zmian

Chińczycy zapisują słowo „zmiana” za pomocą aż 2 wyrazów: zagrożenie i szansa. Oddają one w pełni naturę zmiany, która z jednej strony niesie ze sobą ryzyko poniesienia porażki, jednocześnie będąc możliwością odniesienia sukcesu. Człowiek przechodzi przez 4 fazy reakcji na zmianę: zaprzeczenia, oporu, eksperymentowania i zaangażowania. Jak zachowuje się zespół pracowników mający do czynienia ze zmianą w firmie na poszczególnych etapach? Rolą lidera jest przeprowadzenie ludzi przez cały cykl do pełnego zaangażowania, ale co to tak naprawdę oznacza w procesie zmian?

4 fazy reakcji na zmianę

Faza zaprzeczenia

Jej paradoks polega na tym, że z jednej strony jest to najczęstsza reakcja występująca u pracownika, ale z drugiej strony najtrudniejsza do samego zdiagnozowania. Ma charakter obronny, przyjmując postawę ignorującą wszelkie informacje dotyczące zmiany. Pracownik odczucia wszelkie nowości, chcąc tym samym, aby wszystko zostało po staremu.

Jak poradzić sobie z fazą zaprzeczenia?

  • zwróć uwagę na to, co dzieje się wokół ciebie
  • poszukaj informacji o zmianach w twoim otoczeniu
  • porozmawiaj z pracownikami o tym, co myślą o zmianach i jak je odczuwają
  • zbierz wiedzę na temat przyczyn zachodzących zmian

Faza oporu

Tak naprawdę ludzie nie boją się samych w sobie zmian, ale konsekwencji wynikających z nich. Opór i niechęć są naturalną reakcją na nie. Szczególnie pracownicy cenią sobie poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji w pracy, czy na tle zawodowym. Nawet najlepiej zapowiadająca się zmiana, zawsze będzie budzić zwątpienie, lęk, obawę czy strach.

Jak potraktować fazę oporu?

  • świadomie zaakceptuj reakcje
  • pozwól sobie i innym ludziom na kontrolowany opór, ale nie zatrzymuj się na tej fazie
  • postaraj się zrozumieć powody do zmian
  • porozmawiaj szczerze i otwarcie ze swoimi przełożonymi o własnej reakcji na zmianę
  • poszukaj ludzi, którzy mają pozytywne nastawienie do zmian
  • naucz się optymistycznie podchodzić do zmian
  • pokaż ludziom korzyści płynące ze zmian
  • zachęć do spróbowania

Faza eksperymentowania

W końcu następuję ostateczna akceptacja zmian, skutkująca przypływem świeżej i nowej energii. To najlepszy moment, aby zaplanować przyszłość, określić cele, poszukać alternatywnych rozwiązań i znaleźć wyjścia awaryjne. Eksperymentowanie pozwala zdobywać wiedzę, ćwiczyć umiejętności i nabierać doświadczenia.

Jak wykorzystać fazę eksperymentowania?

  • skup uwagę zespołu na priorytetach
  • zapewnij niezbędne wsparcia współpracownikom
  • zdobywaj wiedzę i ucz ludzi
  • ćwicz umiejętności z innymi
  • wyznacz cele do zrealizowania
  • zaplanuj poszczególne kroki
  • daj sobie czas
  • spróbuj różnych rozwiązań
  • nie podejmuj pochopnych decyzji

Faza zaangażowania

Osoby na tym etapie postrzegają zmianę jako coś nowego, ciekawego i fascynującego. Nauczyły się już pracować na nowych zasadach. Korzystają ze zmiany, traktując ją jako swoją osobistą szansę. Angażują się, jednocześnie rozwijając.

Jak skorzystać z fazy zaangażowania?

  • skoncentruj się na budowaniu zespołu
  • przygotuj zespół do kolejnych zmian
  • skup się na obszarach, na które masz wpływ
  • ciesz się własnymi sukcesami
  • zauważ i doceń sukcesy innych
  • spisz pomysły i najlepsze rozwiązania problemów, które wykorzystaliście
  • patrz odważnie w przyszłość
  • nie bój się zmian

Według Petera Druckera „Proces zmiany to ciągłe poszukiwanie zwolenników”.

Rola lidera w procesie zmian

Lider procesu zmian również przechodzi przez cały cykl, jednocześnie będąc odpowiedzialnym za innych pracowników. Koordynuje działania i monitoruje poszczególne reakcje na fazy. Jest gwarancją powodzenia zmiany. Liderem może być członek organizacji, kadry menedżerskiej lub ekspertem zatrudnionym z zewnątrz.

Lider musi być przede wszystkim świadomym, na którym konkretnie etapie procesu przemian znajdują się poszczególni pracownicy, aby móc skutecznie im pomagać i odpowiednio ich wspierać. Główna role odgrywa tutaj komunikacja. Lider ma do dyspozycji 3 typy narzędzi komunikacyjnych:

– komunikację instytucjonalną

  • konferencje
  • przemówienia
  • pisma wewnętrzne
  • plakaty
  • e-mailing

– komunikację grupową

  • spotkania informacyjne
  • spotkania robocze
  • warsztaty, szkolenia
  • spotkania podsumowujące rozwiązania problemów czy udzielania informacji zwrotnych

– komunikację interpersonalną

  • spotkania indywidualne
  • okazje nieformalne
  • przekazywanie informacji zwrotnej

Zasady komunikowania w trakcie zmiany

  1. Komunikuj bezpośrednio.
  2. Bądź szczery i uczciwy.
  3. Informuj jak najszybciej.
  4. Słuchaj uważnie i ze zrozumieniem.
  5. Powtarzaj powody konieczności zmiany i przedstawiaj korzyści płynące z niej.
  6. Używaj prostego języka.
  7. Odpowiadaj na pytania, rozwiewając wątpliwości.
  8. Odwołuj się od przyszłości.
  9. Zachowuj się zgodnie z oczekiwaniami wobec ludzi.
  10. Angażuj pracowników liniowych.

Zobacz też naszą ofertę szkoleń menadżerskich.