Jak budować autorytet szefa w sytuacji awansu wewnętrznego?

Jak budować autorytet szefa w sytuacji awansu wewnętrznego?

Wczoraj kolega – dziś szef.

Określenie zasad współpracy z zespołem. Expose.

Wygłaszanie zasad współpracy

Zarządzając ludźmi przekonujemy się łatwo, że cechuje ich ogromna różnorodność. Przychodzą do nas w różnym wieku, wyrastają w różnych rodzinach, mają rozmaite doświadczenia zawodowe. Dla niektórych jest to pierwsza praca, inni mają już za sobą doświadczenia współpracy z wieloma szefami.

Taka sytuacja może rodzić wiele niepotrzebnych napięć pomiędzy szefem i podwładnym. Podwładny zwykle pyta:, czego on w końcu ode mnie chce? Szef równocześnie zadaje sobie pytanie:, dlaczego jedni rozumieją moje polecenia, a on nie? Żeby uprzedzić podobne sytuacje warto skorzystać z prostego i skutecznego narzędzia, jakim jest expose.

Expose jest dla szefa mozliwością wyznaczenia jasnych zasad współpracy, w ramach, których powinni poruszać się jego podwładni. Zasady te zapewniają pracownikom poczucie bezpieczeństwa i sprawiają, że nie muszą się oni domyślać intencji szefa. Expose w swojej konstrukcji przypomina konstytucję, to znaczy porusza ogólne zasady, którymi szef będzie się kierował przy współpracy.

Dobrze przygotowane expose składa się z 5 elementów:

  1. Intencja – na początku koniecznie trzeba umotywować swoje wystąpienie. Ważne, żeby pracownicy odczuli, że głównym motywem działania szefa jest klarowność zasad współpracy i przez to wspieranie ich w rozwoju.
  2. Za co będziesz nagradzał – tutaj powinno się pojawić 4-5 postaw, które szef szczególnie docenia. Niezwykle istotne żeby rozpoczynać opisywanie każdej postawy od tych samych słów, na przykład:
  • Będę nagradzał za innowacyjne pomysły służące podniesieniu wyniku sprzedaży.
  • Będę nagradzał za samodzielność w działaniu, etc…

Sprzyja to zapamiętaniu przez podwładnych tego, co chcemy im przekazać.

  1. Za co będziesz karał (wyciągał konsekwencje) – 4-5 postaw, których nie będziesz tolerował we współpracy. Analogicznie rozpoczynamy opisywanie każdej postawy od tych samych słów, na przykład:
  • Będę karał za brak koleżeńskiej pomocy w zespole.
  • Będę karał za nieprawdziwe dane w zestawieniach i raportach, etc…
  1. Potwierdzenie zrozumienia. Krótkie pytanie: czy wszystko, co zostało powiedziane jest zrozumiałe?
  2. Zakończenie wystąpienia. Podsumowanie.

Podstawowe błędy w expose:

Wygłaszając expose należy pamiętać o kilku błędach, które mogą osłabić nasze wystąpienie i w konsekwencji rozmyć nasze dobre intencje lub nawet doprowadzić do podważania określonych przez nas zasad:

  1. Zbyt szczegółowe expose – expose jest jak rodzajem aktu normatywnego w formie konstytucji. Nie ma tu, więc miejsca na szczegółowe rozpatrywanie przypadków. Jeśli na przykład mówimy, że nie tolerujemy spóźniania się, a następnie dodajemy, że nie dotyczy to przypadków, kiedy ucieknie komuś autobus, zachoruje dziecko, etc, to niepotrzebnie odwracamy tylko uwagę naszych słuchaczy od głównego wątku.
  2. Zbyt długie expose – w efekcie naszego wystąpienia każdy pracownik powinien zapamiętać tych kilka elementów, które będziemy doceniać oraz te kilka, których zdecydowanie nie będziemy tolerować. Czas expose powinien, zatem umożliwiać dobrą percepcję.
  3. Wdawanie się w dyskusję – zwłaszcza punkt czwarty expose sprzyja niebezpiecznym rozmowom z pracownikami. W expose nie mamy nic do ukrycia. Jednocześnie jednak nie zależy nam na wywoływaniu pytań z sali. Dlatego zadajemy pytanie zamknięte, pozwalające stwierdzić czy wszystko jest zrozumiałe, ale niezachęcające do nadmiernych wypowiedzi. Jest to szczególnie istotne w sytuacjach, kiedy w naszym zespole mamy malkontentów, kontestatorów. Osoby takie zachęcone na przykład pytaniem:, O co chcielibyście zapytać? Mogą próbować podważać sensowność naszych reguł i działać destrukcyjnie na resztę zespołu.
  4. Nieszczera intencja – W expose nie ma miejsca na wypominanie przeszłych błędów
    i odwoływanie się do personalnych niepowodzeń pracowników. Wygłaszając expose zależy nam na dobrej współpracy z zespołem. Dlatego powinniśmy dołożyć starań, żeby na początku zadbać o dobre określenie naszej intencji, uspokojenie pracowników, pokazanie im korzyści, jakie odniosą.

Zapraszamy również do zapoznania się z naszą ofertą szkoleń menadżerskich.